Vai trò quản lý Microsoft 365 là một trong những câu hỏi được khá nhiều người đặt ra khi bắt đầu sử dụng dịch vụ đám mây của Microsoft. Trong bối cảnh các nền tảng đám mây ngày càng nhận được nhiều sự chú ý trong thế giới giao tiếp số, thì vai trò quản lý cũng trở nên vô cùng quan trọng nhằm kiểm soát các dịch vụ và người dùng trên nền tảng.
Microsoft 365 (tên cũ là Office 365) có thể quản lý toàn bộ nhu cầu giao tiếp và cộng tác cho doanh nghiệp của bạn, như gửi và nhận email, chia sẻ không gian lưu trữ, tin nhắn tức thời... Nhưng điều đó không có nghĩa bạn chẳng cần động vào bất kỳ thứ gì sau khi chuyển sang Microsoft 365.
Trên thực tế, bạn sẽ phải quản lý và thực hiện khá nhiều tác vụ quản lý liên quan đến gói subscription, người dùng, và cấu hình hệ thống.
Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Z.com tìm hiểu về các vai trò quản lý Microosft 365 và những nhiệm vụ của họ nhé.
MICROSOFT 365: Bộ công cụ đắc lực cho các công ty, tổ chức
Vai trò quản lý Microsoft 365 là gì?
Vai trò quản lý Microsoft 365 đề cập đến các quyền và trách nhiệm được phân công cho các cá nhân nhằm quản lý và vận hành các dịch vụ của Microsoft 365. Các vai trò này bao gồm quản trị viên toàn cầu, quản trị viên người dùng, quản trị viên dịch vụ cụ thể (như Exchange, SharePoint, Teams), và nhiều vai trò khác. Mỗi vai trò đi kèm với các quyền hạn riêng, từ quản lý tài khoản người dùng, bảo mật, đến cấu hình và bảo trì các dịch vụ, giúp duy trì hoạt động hiệu quả và an toàn cho tổ chức.
Các vai trò quản lý Microsoft 365
Microsoft 365 cung cấp một hệ thống vai trò quản lý đa dạng, mỗi vai trò được thiết kế để đảm nhiệm những trách nhiệm cụ thể trong việc vận hành và bảo trì môi trường làm việc.
Quản trị viên toàn cầu (Global Administrator) là vai trò quản lý Microsoft 365 cao nhất. Họ có toàn quyền kiểm soát và truy cập vào tất cả các tính năng, dịch vụ và dữ liệu trong môi trường Microsoft 365 của tổ chức. Vai trò này chịu trách nhiệm quản lý người dùng, cấp phép, bảo mật, cấu hình dịch vụ và thực hiện các thay đổi quan trọng ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống. Do đó, Global Administrator đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hoạt động trơn tru và an toàn của Microsoft 365 trong tổ chức.
Tiếp đến, Quản trị viên Exchange (Exchange Administrator) có trách nhiệm quản lý và duy trì hoạt động của Exchange Online, dịch vụ email và lịch của Microsoft. Họ có quyền truy cập và kiểm soát các hộp thư người dùng, danh sách phân phối, chính sách email, quy tắc vận chuyển và các khía cạnh khác liên quan đến Exchange Online. Vai trò này đảm bảo email được gửi và nhận một cách đáng tin cậy, cũng như quản lý các vấn đề liên quan đến lịch và phòng họp trong tổ chức.
Trong khi đó, Quản trị viên nhóm (Groups Administrator) có trách nhiệm quản lý các nhóm Microsoft 365, bao gồm tạo, chỉnh sửa, xóa và khôi phục nhóm. Họ có thể thêm hoặc xóa thành viên, quản lý quyền truy cập nhóm, cài đặt chính sách nhóm và đảm bảo hoạt động hiệu quả của các nhóm. Vai trò này giúp duy trì sự tổ chức và cộng tác trong môi trường làm việc Microsoft 365 bằng cách quản lý các nhóm và thành viên của họ.
Ngoài ra, còn có Quản trị viên thanh toán (Billing Administrator), người quản lý thông tin thanh toán và đăng ký dịch vụ.
Quản trị viên giấy phép (License Administrator) có trách nhiệm phân bổ và quản lý giấy phép cho người dùng.
Quản trị viên ứng dụng Office (Office Apps Administrator) quản lý các ứng dụng Office 365 như Word, Excel và PowerPoint.
Quản trị viên SharePoint (SharePoint Administrator) quản lý các trang web và nội dung SharePoint.
Mỗi vai trò quản lý đều có quyền truy cập và khả năng cụ thể, cho phép họ thực hiện các tác vụ liên quan đến lĩnh vực trách nhiệm của mình. Việc phân bổ vai trò quản lý phù hợp giúp đảm bảo rằng việc quản lý Microsoft 365 được thực hiện một cách hiệu quả và an toàn.
Cách gán vai trò quản lý Microsoft 365 cho một người dùng
Để gán vai trò quản lý Microsoft 365 cho một người dùng, bạn cần thực hiện các bước sau đây:
- Đăng nhập vào Trung tâm quản trị Microsoft 365: Sử dụng tài khoản quản trị viên toàn cầu (Global Administrator) để đăng nhập vào Trung tâm quản trị Microsoft 365.
- Điều hướng đến phần quản lý người dùng: Trong Trung tâm quản trị, tìm và chọn mục "Người dùng" (Users) hoặc "Người dùng hiện hoạt" (Active users).
- Chọn người dùng cần gán vai trò: Tìm kiếm và chọn người dùng mà bạn muốn gán vai trò quản lý.
- Truy cập vào phần quản lý vai trò: Trong trang thông tin người dùng, tìm và chọn mục "Quản lý vai trò" (Manage roles) hoặc "Vai trò" (Roles).
- Chọn vai trò quản lý cần gán: Trong danh sách các vai trò quản lý, chọn vai trò mà bạn muốn gán cho người dùng.
- Lưu thay đổi: Sau khi chọn vai trò, nhấn nút "Lưu" (Save) hoặc "Lưu thay đổi" (Save changes) để hoàn tất quá trình gán vai trò.
Sau khi hoàn tất các bước trên, người dùng đã được gán vai trò quản lý Microsoft 365 sẽ có quyền truy cập và khả năng tương ứng với vai trò đó trong Microsoft 365. Lưu ý rằng việc gán vai trò quản lý cần được thực hiện cẩn thận, chỉ nên gán cho những người dùng đáng tin cậy và có đủ kiến thức để thực hiện các tác vụ quản lý.
MICROSOFT 365: Bộ công cụ đắc lực cho các công ty, tổ chức
Bài liên quan
