Gần như bất kỳ ai trong chúng ta cũng có tài khoản Gmail, và rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn Gmail cùng các sản phẩm, dịch vụ khác của Google để phục vụ hoạt động kinh doanh. Đó là lý do những năm trở lại đây, Google liên tục tung ra hàng loạt giải pháp mới dành cho nhóm khách hàng đặc biệt này, trong số đó có dịch vụ Gmail doanh nghiệp. Vậy Gmail doanh nghiệp là gì? Hãy cùng tìm hiểu tiếp nhé!
Google Workspace: Tất cả trong một, mọi lúc mọi nơi!
Gmail doanh nghiệp là gì?
Gmail doanh nghiệp, thường được biết đến với tên gọi Google Workspace (trước đây là G Suite), là một bộ sưu tập các công cụ và dịch vụ đám mây được thiết kế bởi Google để cải thiện hiệu suất làm việc và tăng cường sự hợp tác trong các tổ chức và doanh nghiệp.
Gmail doanh nghiệp cung cấp phiên bản nâng cao của Gmail thông thường với các tính năng bổ sung và khả năng tùy chỉnh cao, cùng với đó là các ứng dụng văn phòng khác như Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, và Google Calendar. Ngoài ra, nó còn cho phép doanh nghiệp sử dụng email với tên miền tùy chỉnh riêng (ví dụ: tennguoidung@doanhnghiep.com), dung lượng lưu trữ lớn, tích hợp các công cụ bảo mật và quản trị nâng cao, cùng các dịch vụ bổ sung như Google Meet và Google Chat để hỗ trợ hợp tác và giao tiếp hiệu quả hơn giữa các thành viên trong doanh nghiệp.
Những ưu điểm vượt trội của Gmail doanh nghiệp so với Gmail thông thường
Đúng như tên gọi, Gmail doanh nghiệp được thiết kế dành cho đối tượng sử dụng là các doanh nghiệp đủ mọi quy mô, từ lớn, đến vừa và nhỏ. Nó mang lại một số lợi ích đáng chú ý so với Gmail thông thường, như:
- Địa chỉ Email Chuyên Nghiệp: Sử dụng tên miền riêng của doanh nghiệp (ví dụ: tenban@congtycuaBan.com) thay vì địa chỉ Gmail thông thường, tạo ấn tượng chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn với khách hàng và đối tác.
- Dung lượng lưu trữ lớn: Gmail doanh nghiệp cung cấp dung lượng lưu trữ email đáng kể, thường lớn hơn nhiều so với phiên bản miễn phí của Gmail.
- Bảo mật và quản lý: Các tính năng bảo mật nâng cao như xác thực hai yếu tố, mã hóa dữ liệu, và quản lý thiết bị di động giúp bảo vệ thông tin doanh nghiệp. Quản trị viên cũng có thể kiểm soát quyền truy cập và chia sẻ tài liệu.
- Hỗ trợ 24/7: Google cung cấp hỗ trợ kỹ thuật 24/7 cho người dùng Gmail doanh nghiệp, giúp giải quyết các vấn đề kỹ thuật nhanh chóng.
- Tích hợp và mở rộng: Gmail doanh nghiệp dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác của Google và hàng ngàn ứng dụng bên thứ ba, cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
- Cải thiện sự hợp tác: Với các công cụ như Google Meet và Google Chat, nhóm có thể hợp tác và giao tiếp một cách hiệu quả, kể cả khi làm việc từ xa.
- Quản lý dễ dàng: Giao diện quản trị cho phép quản lý người dùng, thiết lập bảo mật, và theo dõi hoạt động một cách trực quan và thuận tiện.
Tại sao nên sử dụng Gmail doanh nghiệp
Có nhiều lý do mà các doanh nghiệp nên sử dụng Gmail doanh nghiệp. Đầu tiên, Gmail doanh nghiệp giúp chuyên nghiệp hóa giao tiếp. Khi sử dụng Gmail doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng tên miền riêng của công ty trong địa chỉ email. Điều này tạo ra một hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn với khách hàng và đối tác, giúp tăng uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp.
Thứ hai, Gmail doanh nghiệp cung cấp các tính năng bảo mật và quản lý dữ liệu nâng cao. Các tính năng như xác thực hai yếu tố, mã hóa dữ liệu, và quản lý thiết bị di động giúp bảo vệ thông tin doanh nghiệp khỏi các mối đe dọa an ninh mạng. Quản trị viên cũng có thể kiểm soát quyền truy cập và chia sẻ tài liệu, giúp bảo vệ thông tin doanh nghiệp.
Thứ ba, Gmail doanh nghiệp giúp cải thiện hiệu suất làm việc. Gmail doanh nghiệp tích hợp với các công cụ hợp tác như Google Docs, Sheets, và Slides, giúp nhóm làm việc cùng nhau một cách hiệu quả, kể cả khi làm việc từ xa. Hơn nữa, Google cung cấp hỗ trợ kỹ thuật 24/7 cho người dùng Gmail doanh nghiệp, giúp giải quyết các vấn đề kỹ thuật nhanh chóng.
Cuối cùng, Gmail doanh nghiệp giúp giảm chi phí IT. Việc sử dụng Gmail doanh nghiệp có thể giúp giảm chi phí cơ sở hạ tầng và quản lý IT, nhờ sử dụng dịch vụ đám mây. Đồng thời, Gmail doanh nghiệp cung cấp dung lượng lưu trữ email đáng kể, thường lớn hơn nhiều so với phiên bản miễn phí của Gmail, giúp doanh nghiệp lưu trữ và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.
Hướng dẫn đăng ký sử dụng Gmail doanh nghiệp
Để đăng ký sử dụng Gmail doanh nghiệp (Google Workspace), bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập trang chủ của Google Workspace
Truy cập vào trang chủ của Google Workspace tại địa chỉ: https://workspace.google.com/. Tại đây, nhấn vào nút "Bắt đầu sử dụng" hoặc "Start Free Trial" (nếu bạn muốn dùng thử miễn phí).
Bước 2: Điền thông tin doanh nghiệp
Bạn sẽ cần cung cấp một số thông tin cơ bản về doanh nghiệp của mình, bao gồm tên doanh nghiệp, số lượng nhân viên, quốc gia, và thông tin liên lạc của bạn. Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn "Next".
Bước 3: Đăng ký hoặc sử dụng tên miền hiện có
Nếu bạn đã có tên miền cho doanh nghiệp, bạn có thể nhập nó vào. Nếu không, Google cũng cung cấp dịch vụ đăng ký tên miền mới (có phí). Nhấn "Next" sau khi hoàn tất.
Bước 4: Tạo tài khoản Google Workspace
Tại đây, bạn sẽ tạo tài khoản Google Workspace bằng cách nhập địa chỉ email (sẽ có dạng tenban@tenmiencuaban.com) và mật khẩu. Đây sẽ là tài khoản quản trị viên, giúp bạn quản lý Google Workspace cho doanh nghiệp.
Bước 5: Xác nhận tên miền (nếu cần)
Nếu bạn sử dụng tên miền hiện có, Google sẽ yêu cầu bạn xác nhận rằng bạn là chủ sở hữu của tên miền đó. Google sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết để bạn thực hiện việc này.
Bước 6: Hoàn tất đăng ký và thanh toán
Sau khi hoàn tất các bước trên, bạn sẽ chọn gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và tiến hành thanh toán. Google cung cấp nhiều gói dịch vụ với mức giá và tính năng khác nhau.
Sau khi hoàn tất quá trình đăng ký, bạn có thể bắt đầu sử dụng Gmail doanh nghiệp và các dịch vụ khác của Google Workspace.
Google Workspace: Tất cả trong một, mọi lúc mọi nơi!
Bài liên quan
