Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được tạo và truyền đi dưới dạng điện tử thay vì dùng giấy. Thay vì nhận hóa đơn trên giấy, khách hàng sẽ nhận được hóa đơn qua email hoặc trang web. Hóa đơn điện tử có thể được tạo ra và lưu trữ bằng các phần mềm hoặc dịch vụ hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm thời gian, giảm tài liệu giấy, tăng tính chính xác trong quá trình quản lý hóa đơn và cả tăng cường tính bảo mật cao. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về loại hóa đơn này trong bài viết của Z.com nhé!
Hóa đơn điện tử K-Invoice
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Điều 3 của Thông tư 32/2011/TT-BTC được ban hành vào ngày 14 tháng 3 năm 2011, bạn có thể hiểu hoá đơn điện tử là một tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử liên quan đến bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ, được tạo ra, lập trình, gửi đi, nhận và quản lý bằng các phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử là gì?
HĐĐT được tạo ra, lập trình và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế để bán hàng hoá và dịch vụ. Tất cả chúng sẽ được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Phân loại hóa đơn điện tử
Hiện nay, có các loại hóa đơn điện tử như sau mà bạn cần biết:
- Các loại hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng…
- Một số loại hóa đơn khác như thẻ, tem, vé,phiếu thu tiền bảo hiểm...
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế và chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng...
Các quy định sử dụng hóa đơn điện tử bạn cần biết
- Các đơn vị kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022
Các quy định sử dụng hóa đơn điện tử bạn cần biết
- Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
- Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung như: thông tin về hóa đơn, thông tin về bên bán và bên mua, thông tin về hàng hóa/dịch vụ, giá trị hóa đơn, thuế và các thông tin khác.
- Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ và bảo mật đảm bảo tính toàn vẹn và sẵn sàng truy xuất.
- Hóa đơn điện tử phải có chữ ký số và mã xác thực.
- Hóa đơn điện tử có thể được gửi qua email hoặc cổng thông tin trực tuyến.
- Điều kiện của đơn vị, tổ chức muốn khởi tạo hóa đơn điện tử:
- Tổ chức phải thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử trước ngày 01/07/2022.
- Tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu về công nghệ, hệ thống và quy trình để triển khai hóa đơn điện tử.
Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử chi tiết A-Z cho các đơn vị kinh doanh
Bước 1: Khởi tạo hóa đơn điện tử
Đăng ký và khởi tạo hóa đơn điện tử trên nền tảng phần mềm hóa đơn điện tử như MISA meInvoice, E-invoice, Viettel S-invoice, hoặc FAST e-Invoice. Sau đó, hãy thực hiện các thủ tục đăng ký với cơ quan thuế theo quy định.
Bước 2: Gửi hóa đơn điện tử đến người mua hàng hóa, dịch vụ
Sau khi tạo hóa đơn điện tử, gửi nó đến người mua hàng hóa hoặc dịch vụ thông qua email hoặc cổng thông tin trực tuyến. Bạn cần gửi hóa đơn này đến đúng địa chỉ và thông tin liên lạc của người mua.
Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử chi tiết A-Z
Bước 3: Xử lý hóa đơn điện tử sai sót
Nếu phát hiện sai sót trong hóa đơn điện tử, thực hiện các bước để sửa chữa hoặc điều chỉnh hóa đơn. Sau đó, bạn hãy đảm bảo rằng hóa đơn điện tử đã được chỉnh sửa và cung cấp thông tin chính xác.
Tiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín
Điều kiện để tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT phải có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/ giấy chứng nhận đầu tư/ giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin/ ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
Ngoài ra, tổ chức này cần có chương trình phần mềm, hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp HĐĐT. Và đơn vị này phải đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.
Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT cần có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp/ các hình thức tấn công trên môi trường mạng. Các yếu tố này cần phải được đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.
Tổ chức này còn cần có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu. Cũng như là phải trang bị có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu.
Cuối cùng nhưng quan trọng không kém, đó là tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT cần định kỳ 6 tháng một lần, báo cáo cơ quan thuế danh sách các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp HĐĐT của tổ chức và số lượng hóa đơn đã sử dụng.
Kết luận
Hóa đơn điện tử là một trong những hóa đơn quan trọng mà doanh nghiệp, cửa hàng hay bất cứ một cá nhân kinh doanh nào nên biết. Hy vọng là bài viết hôm nay của chúng tôi đã giúp bạn hiểu và biết cách sử dụng HĐĐT nhé.
Hóa đơn điện tử K-Invoice
Bài liên quan
