Cách đăng ký Google Workspace miễn phí, hướng dẫn sử dụng chi tiết từ A-Z

Dùng Google Workspace mà không cần trả tiền? Bạn không đọc nhầm đâu. Google hiện đang cung cấp gói Google Workspace Essential Starter hoàn toàn miễn phí, cho phép làm việc nhóm hiệu quả với các ứng dụng phổ biến như Google Drive, Google Docs, Google Chat, và Google Meet.

Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Z.com tìm hiểu về Google Workspace Essential Starter và cách đăng ký để sử dụng Google Workspace miễn phí nhé!

Google Workspace: Tất cả trong một, mọi lúc mọi nơi!

Google Workspace là gì? Có gói Google Workspace miễn phí không?

Google Workspace là gì?

Google Workspace, trước đây gọi là G Suite, là bộ ứng dụng năng suất điện toán đám mây và các công cụ cộng tác được cung cấp bởi Google trên cơ sở đăng ký thuê bao. Nó bao gồm các ứng dụng web phổ biến của Google như Gmail, Google Drive, Google Calendar, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Meet, Google Chat và Google Forms.

Google Workspace giúp các doanh nghiệp và tổ chức làm việc hiệu quả hơn bằng cách cung cấp các công cụ để:

- Giao tiếp và cộng tác: Giao tiếp dễ dàng với email, tin nhắn tức thời và cuộc họp video.

- Làm việc theo nhóm: Cùng nhau tạo và chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, bài thuyết trình và trang web.

- Lưu trữ và chia sẻ tệp: Lưu trữ tệp an toàn và truy cập chúng từ mọi nơi.

- Lên lịch và quản lý: Quản lý thời gian của bạn và sắp xếp các cuộc họp với lịch và danh sách việc cần làm.

- Phân tích và hiểu biết: Phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

Các gói Google Workspace

Google Workspace cung cấp nhiều gói khác nhau để phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp và tổ chức với quy mô khác nhau. Dưới đây là các gói chính:

- Business Starter: Gói cơ bản bao gồm Gmail, Drive, Calendar, Docs, Sheets, Slides, Meet, Chat và Forms.

- Business Standard: Bao gồm tất cả các tính năng của Business Starter, cộng với dung lượng lưu trữ Drive cao hơn, tính năng bảo mật nâng cao và hỗ trợ 24/7.

- Business Plus: Bao gồm tất cả các tính năng của Business Standard, cộng với tính năng ghi âm cuộc họp Meet, quản lý thiết bị di động và eDiscovery.

- Enterprise: Gói cao cấp nhất bao gồm tất cả các tính năng của Business Plus, cộng với dung lượng lưu trữ Drive và Gmail không giới hạn, hỗ trợ cao cấp và các tính năng bảo mật nâng cao.

Ngoài ra, Google Workspace còn cung cấp các gói dành cho giáo dục và tổ chức phi lợi nhuận.

Google Workspace miễn phí với gói Essential Starter

Như đã giới thiệu ở trên, thì Google cung cấp cho người dùng doanh nghiệp và các cơ sở giáo dục nhiều gói Workspace khác nhau - đặc điểm chung là đa phần đều đòi hỏi người dùng phải trả phí. Nhưng có thể nhóm của bạn không cần trọn bộ ứng dụng trong Google Workspace, mà chỉ muốn Google Drive, Google Docs, và một số tính năng khác phục vụ cho công việc hoặc dự án trong nội bộ mà thôi.

Trong trường hợp đó, bạn có thể đăng ký gói Workspace miễn phí mang tên Google Workspace Essentials Starter. Gói này giới hạn số lượng thành viên là 25 người, có các ứng dụng bao gồm Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Chat, và Google Meet. Lưu ý rằng nó không cung cấp Gmail, bởi nó sẽ tận dụng địa chỉ email của công ty bạn đang làm. Mỗi người dùng cũng chỉ nhận được 15GB dung lượng lưu trữ cho tất cả các ứng dụng nêu trên.

Bạn không cần sở hữu hoặc quản lý tên miền riêng, nhưng điều kiện tiên quyết để sử dụng Google Workspace miễn phí với gói Essential Starter là phải có một tài khoản email doanh nghiệp. Sau khi đăng ký Google Workspace bằng tài khoản email này, bạn có thể thêm tối đa 24 người dùng khác nếu họ có tài khoản email cùng tên miền.

Hướng dẫn sử dụng Google Workspace miễn phí với gói Essential Starter

Bạn vào website đăng ký Google Workspace (https://workspace.google.com/solutions/ai/signup) và chọn “Tôi là nhân viên của công ty”.

Trong trang tiếp theo, nhập vào địa chỉ email của doanh nghiệp (cơ quan) mà bạn đang sử dụng:

Google sẽ gửi email xác nhận vào địa chỉ này. Hãy đăng nhập vào email doanh nghiệp, mở email và bấm vào nút “Verify Email Address”.

Tại trang Google Workspace vừa mở ra, nhập Họ và Tên, sau đó chọn tên cho tài khoản Google Workspace (có thể là tên nhóm, phòng, ban, dự án, hoặc tên nào liên quan đến doanh nghiệp của bạn).

Tại màn hình tiếp theo, chọn mật khẩu để đăng nhập vào Google Workspace. Bấm vào ô “I’m not a robot” để xác thực và bấm nút “Agree and create account”. Chúc mừng bạn đã đăng ký thành công Google Workspace miễn phí.

Lúc này bạn sẽ được chuyển đến trang quản lý Google Workspace. Tại đây có khá nhiều tính năng khác nhau. Chúng ta sẽ tìm hiểu tiếp các tính năng của Google Workspace trong phần tiếp theo.

Hướng dẫn sử dụng Google Workspace miễn phí

Để mời các người dùng khác tham gia vào Google Workspace miễn phí này, bấm nút “Invite People”.

Trong cửa sổ tiếp theo, nhập địa chỉ email của người muốn mời. Bạn có thể nhập nhiều địa chỉ email bằng cách sử dụng dấu phẩy giữa các email đó. Bấm nút “Add” và “Send”.

Khi người được mời chấp nhận thư mời qua email, họ sẽ được hướng dẫn tạo một tài khoản Google Workspace miễn phí với tên và mật khẩu riêng. Sau khi đăng nhập, họ sẽ xuất hiện trong bảng điều khoản Google Workspace của bạn.

Là người khởi tạo tài khoản Google Workspace miễn phí, bạn sẽ đóng vai trò là quản trị viên duy nhất của tài khoản này và chịu trách nhiệm quản lý người dùng khác. Bấm vào nút People ở bên phải để xem tất cả người dùng trong Google Workspace. Bấm nút ba chấm bên cạnh từng người dùng để mở menu: thay đổi vai trò người dùng hoặc xóa họ khỏi Google Workspace miễn phí mà bạn đang quản lý.

Bạn có bấm vào Manage in Admin Console để vào bảng điều khiển hiển thị thông tin hoạt động từng người dùng trong Google Workspace, gửi email cho họ, khôi phục dữ liệu đã xóa khỏi Google Drive của họ, xóa họ hoặc chuyển họ sang một Google Workspace khác.

Từng người dùng sau khi truy cập vào bảng điều khoản Google Workspace của mình, sẽ thấy các nút để truy cập vào Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Meet và Google Chat ở trên cùng của màn hình để sử dụng tùy theo nhu cầu.

Như vậy, Z.com đã hướng dẫn bạn đăng ký và sử dụng Google Workspace miễn phí rồi. Chúc các bạn thành công!

Google Workspace: Tất cả trong một, mọi lúc mọi nơi!

Bài liên quan

• Mọi điều về tên miền google.com và cách Google kiếm bộn tiền
• Google Drive là gì? 6 Mẹo sử dụng hiệu quả ít người biết
• Mọi điều về Google Sites, công cụ tạo website nhanh gọn lẹ không phải ai cũng biết
• Từ A-Z về Google Hangouts, ứng dụng trò chuyện trực tuyến cực xịn của Google
• Google Calendar và 4 mẹo sử dụng hiệu quả ứng dụng lịch của Google
• Google Font là gì? Hướng dẫn chọn font tiếng Việt đẹp nhất trên Google Font