Giải đáp: Có nên đăng ký hóa đơn điện tử không?

Việc đăng ký hóa đơn điện tử (HĐĐT) mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và cá nhân, tuy nhiên, cũng có một số hạn chế cần cân nhắc trước khi quyết định. Hãy theo dõi ngay bài viết bên dưới của Z.com để lựa chọn cho mình giải pháp phù hợp!

Có nên đăng ký hóa đơn điện tử không?

Việc đăng ký hóa đơn điện tử (HĐĐT) mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và cá nhân, tuy nhiên, cũng có một số hạn chế cần cân nhắc trước khi quyết định. Dưới đây là lợi ích mà bạn cần biết khi đăng ký hóa đơn:

Đối với doanh nghiệp:

• Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn giấy. Theo ước tính, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 70% chi phí so với hóa đơn giấy.
• Tăng hiệu quả quản lý: Giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn dễ dàng, chính xác và an toàn hơn. Doanh nghiệp có thể tra cứu, kiểm soát hóa đơn mọi lúc, mọi nơi thông qua hệ thống quản lý HĐĐT.
• Tăng tốc độ xử lý giao dịch: Rút ngắn thời gian xử lý giao dịch thanh toán, tăng tốc độ lưu thông hàng hóa. Doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn và gửi cho khách hàng ngay lập tức mà không cần phải chờ đợi in ấn và gửi hóa đơn giấy.
• Bảo vệ môi trường: Góp phần bảo vệ môi trường bằng cách giảm thiểu sử dụng giấy tờ. Doanh nghiệp có thể góp phần giảm thiểu rác thải giấy và bảo vệ rừng.
• Tăng tính minh bạch: Tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh, hạn chế gian lận và trốn thuế. Mọi thông tin về hóa đơn đều được lưu trữ và quản lý một cách an toàn, minh bạch.
• Lưu trữ dễ dàng, tiện lợi trên các thiết bị điện tử, dễ dàng truy cập và tra cứu. Doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin về hóa đơn mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải tìm kiếm hóa đơn giấy.
• HĐĐT có giá trị pháp lý ngang với hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật. HĐĐT được pháp luật công nhận và có thể được sử dụng để làm bằng chứng trong các giao dịch thương mại và tranh chấp.

Có nên đăng ký hóa đơn điện tử không?

Đối với cá nhân:

• Tiện lợi: Cá nhân có thể nhận hóa đơn điện tử qua email hoặc điện thoại, không cần phải lưu trữ hóa đơn giấy.
• Dễ dàng tra cứu: Cá nhân có thể tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi thông qua hệ thống tra cứu của cơ quan thuế.
• Bảo vệ môi trường: HĐĐT góp phần bảo vệ môi trường bằng cách giảm thiểu sử dụng giấy tờ. Cá nhân có thể góp phần giảm thiểu rác thải giấy và bảo vệ rừng.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi đăng ký hóa đơn điện tử?

Điều kiện cần để sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định hiện hành của pháp luật, tất cả các doanh nghiệp đều có thể đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT). Tuy nhiên, để sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện sau:

• Doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp pháp.
• Doanh nghiệp có hệ thống máy tính, thiết bị điện tử và kết nối internet để sử dụng HĐĐT.
• Doanh nghiệp có nhân viên có trình độ tin học cơ bản để sử dụng HĐĐT.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi đăng ký hóa đơn điện tử?

Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử

Để đăng ký sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ sau:

• Đơn đề nghị đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành.
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
• Bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (nếu có).
• Bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ phát hành HĐĐT (nếu có).
• Giấy ủy quyền (nếu nộp hồ sơ qua người được ủy quyền).

Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 bao gồm các bước sau:

Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

• Bước 1: Doanh nghiệp lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA) và gửi đến cơ quan thuế.
  
• Bước 2: Cổng TTĐT Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo tiếp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT qua email cho doanh nghiệp.
  
• Bước 3: Trong vòng 1 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử (Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB) về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT cho doanh nghiệp.
  

Tenten là nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín hàng đầu tại Việt Nam, với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Tenten cung cấp dịch vụ đăng ký hóa đơn điện tử trọn gói, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời đảm bảo quy trình đăng ký được thực hiện nhanh chóng, chính xác và đúng theo quy định của pháp luật. Liên hệ Tenten ngay để được tư vấn dịch vụ, cách lập và xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Kết luận

Việc đăng ký hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích. Tuy nhiên, doanh nghiệp và cá nhân cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố như chi phí đầu tư, trình độ tin học, an ninh mạng trước khi quyết định.

Bài liên quan

• Hóa đơn điện tử có sai sót là gì? Xử lý theo mẫu 04/SS-HĐĐT mới nhất
• Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123
• Chi tiết Nghị định 44/2023/NĐ-CP: Giảm thuế GTGT mới nhất 2023
• Hướng dẫn viết hóa đơn điều chỉnh chính xác nhất
• Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT mới nhất hiện nay