Điều chỉnh hóa đơn điện tử là quá trình sửa đổi hoặc thay đổi thông tin trong hóa đơn điện tử đã được tạo ra trước đó. Bạn hoàn toàn có thể sửa đổi các thông tin như số lượng hàng hóa, giá cả, thuế, hoặc các thông tin khác liên quan đến hóa đơn miễn sao đúng quy định của pháp luật.
Vậy khi nào cần điều chỉnh, các bước thực hiện như thế nào, hãy tham khảo ngay trong bài viết dưới đây của Z.com nhé.
Hóa đơn điện tử K-Invoice
Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn là một biên bản được lập kèm theo hóa đơn điện tử để điều chỉnh thông tin trên hóa đơn đã được phát hành. Biên bản này được sử dụng khi hóa đơn có các sai sót về ngày, số tiền, địa chỉ hoặc nội dung của hóa đơn. Biên bản điều chỉnh hóa đơn ghi rõ thông tin về hóa đơn cần điều chỉnh và các thông tin liên quan khác. Sau khi lập biên bản điều chỉnh, hóa đơn gốc và biên bản điều chỉnh được lưu trữ và gửi cho cơ quan thuế để xác nhận và xử lý theo quy định.
Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Theo Khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử để xuất hàng hóa, dịch vụ và phát hiện ra sai sót trong nội dung, sẽ được xử lý như sau:
Trường hợp 1
Nếu hóa đơn điện tử có sai sót đã được lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ, hoặc đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, thì sẽ được xử lý như sau:
- Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả hai bên bán và mua, và có hiệu lực theo đúng thời hạn mà hai bên bán và mua đã thỏa thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy vẫn phải được lưu trữ theo thời gian quy định.
- Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua. Trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ "hóa đơn này thay thế hóa đơn số..., ký hiệu, gửi ngày tháng năm".
Trường hợp 2
Nếu hóa đơn điện tử có sai sót đã được gửi cho người mua và đã giao hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ, và cả người bán và người mua đã kê khai thuế, thì bên bán sẽ xử lý như sau:
- Lập biên bản điều chỉnh (BBĐC) hóa đơn có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót.
- Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
- Sau khi xuất hóa đơn điều chỉnh, cả hai bên thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
Vậy, trong trường hợp 2 trên, kế toán cần lập biên bản điều chỉnh để ghi nhận sai sót và căn cứ để lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất
Mẫu biên bản điều chỉnh do ghi sai đơn giá
Mẫu biên bản điều chỉnh do sai tên, địa chỉ công ty
Mẫu điều chỉnh chung cho các trường hợp khác
Lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh HĐĐT
- Ngày trên biên bản điều chỉnh hóa đơn và ngày trên hóa đơn điều chỉnh phải trùng nhau.
- Nội dung trên biên bản điều chỉnh hóa đơn phải ghi rõ: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày tháng lập, ký hiệu …. xuất hóa đơn điều chỉnh số ….ngày tháng… ký hiệu … Nội dung điều chỉnh.
- Khi phát hiện hóa đơn viết sai thông tin thuế, ngoài việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai thì doanh nghiệp cũng phải lập hóa đơn điều chỉnh.
- Trong trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về tên, địa chỉ, người mua nhưng mã số thuế người mua vẫn đúng, các bên sẽ lập biên bản điều chỉnh hóa đơn mà không cần lập hóa đơn điều chỉnh.
Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh HĐĐT nhanh nhất
Để lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử, bạn có thể tuân theo các hướng dẫn sau:
Bước 1: Xác định lý do điều chỉnh
Xác định lý do cụ thể mà hóa đơn cần được điều chỉnh. Lý do có thể là sai sót về thông tin, số tiền, ngày tháng, hoặc bất kỳ thông tin nào khác trên hóa đơn.
Bước 2: Chuẩn bị biên bản điều chỉnh
Chuẩn bị biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Biên bản này cần ghi rõ thông tin về hóa đơn cần điều chỉnh, lý do điều chỉnh, và các thông tin liên quan khác.
Bước 3: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để tạo biên bản điều chỉnh. Các phần mềm này thường cung cấp các biểu mẫu sẵn có để lập biên bản điều chỉnh.
Bước 4: Gửi biên bản điều chỉnh
Sau khi lập biên bản điều chỉnh, gửi biên bản này cho cơ quan thuế để xác nhận và xử lý theo quy định.
Kết luận
Trên đây là hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử mà các nhà bán hàng cần biết, mong là bài viết này sẽ giúp bạn điều chỉnh chính xác và giúp bạn khắc phục lỗi này thành công.
Hóa đơn điện tử K-Invoice
Bài liên quan
- Hóa đơn điện tử có sai sót là gì? Xử lý theo mẫu 04/SS-HĐĐT mới nhất
- Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123
- Chi tiết Nghị định 44/2023/NĐ-CP: Giảm thuế GTGT mới nhất 2023
- Hướng dẫn viết hóa đơn điều chỉnh chính xác nhất
- Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT mới nhất hiện nay
