Ký nháy, hay còn gọi là ký tắt, là chữ ký của người có trách nhiệm để xác định văn bản trước khi được trình cho người ký chính thức. Mục đích nhằm đảm bảo rằng văn bản đã được kiểm tra về tính chính xác của nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành.
Tìm hiểu ngay những thông tin Z.com để biết cách sử dụng và những quy định quan trọng về ký nháy nhé!
Dịch vụ chữ ký số rẻ nhất chỉ từ 770.000đ/ năm
Ký nháy là gì?
Chữ ký nháy, hay còn được gọi là ký tắt, là cách để xác định văn bản trước khi được trình cho người ký chính thức. Chữ ký nháy đảm bảo văn bản đã được kiểm tra về tính chính xác của nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành. Ký tắt là hành vi pháp lý được quy định tại Luật Điều ước quốc tế 2016, để xác nhận văn bản điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam dự định ký.
Chữ ký nháy thường đặt ở cuối dòng hoặc cuối đoạn văn bản và có thể nằm ở cuối cùng của văn bản hoặc cuối mỗi trang. Trên văn bản hành chính, chữ ký nháy cũng có thể nằm bên cạnh chữ “Nơi nhận” trong phần ghi tên đơn vị nhận văn bản. Người ký nháy không cần phải ký đầy đủ họ tên như chữ ký thông thườn. Thay vào đó, bạn chỉ cần ký tắt chữ ký tại những vị trí yêu cầu.
Ký nháy là gì?
Sự khác nhau giữa ký tắt với ký chính thức?
|
Đặc điểm |
Ký nháy |
Ký chính thức |
|
Mục đích |
Xác định người đã soạn thảo và kiểm tra văn bản |
Xác nhận tính chính thức và giá trị pháp lý của văn bản |
|
Vị trí |
Dưới từng trang hoặc cuối văn bản |
Cuối văn bản, sau phần nội dung |
|
Hình thức |
Ký tên đầy đủ hoặc ký tắt |
Ký tên đầy đủ |
|
Giá trị pháp lý |
Chịu trách nhiệm về nội dung |
Xác định chủ thể ký và chịu trách nhiệm pháp lý |
|
Mức độ ràng buộc |
Thấp |
Cao |
|
Trường hợp sử dụng |
Văn bản nội bộ, dự thảo |
Văn bản chính thức với giá trị pháp lý rõ ràng |
Một số quy định về ký nháy văn bản
- Về giá trị pháp lý: Chữ ký nháy là sự xác nhận rằng cá nhân đã xem xét văn bản hoặc người đọc đã đọc toàn bộ nội dung văn bản trên trang mà chữ ký nháy được đặt.
- Trách nhiệm người ký nháy: Người ký nháy phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản mà họ đã ký trước khi gửi đến lãnh đạo để ký chính thức. Trong quá trình này, người ký nháy cần tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
Một số quy định về ký nháy văn bản
Phân biệt các loại ký nháy phổ biến hiện nay
Phân biệt các loại ký nháy phổ biến hiện nay
|
Loại ký nháy |
Vị trí |
Ưu điểm |
Nhược điểm |
|
Ở dòng nội dung cuối cùng của văn bản |
Sau phần nội dung, trước phần tên và chức danh của người ký |
- Đơn giản, dễ thực hiện. |
- Ít trang trọng. |
|
Ở phía dưới từng trang văn bản |
Góc dưới bên phải của mỗi trang |
- Đảm bảo tính chính xác cho từng trang. |
- Tốn thời gian thực hiện. |
|
Ở phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận |
Gần phần chức danh hoặc nơi nhận |
- Trang trọng. |
- Khó phân biệt với chữ ký chính thức. |
Hướng dẫn chính xác cách ký nháy hợp đồng chuẩn quy định pháp luật
Cách ký nháy
Theo quy định chi tiết tại Mục II phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư trong văn bản hành chính hiện hành, các quy định về chữ ký được mô tả như sau:
Chữ ký của người có thẩm quyền có thể là chữ ký tay ở văn bản giấy hoặc chữ ký số trên văn bản điện tử.
Hướng dẫn chính xác cách ký nháy hợp đồng chuẩn quy định pháp luật
Việc ghi rõ quyền hạn của người ký được thực hiện theo các quy tắc sau:
- Khi ký thay mặt tập thể, phải ghi chữ viết tắt “TM.” ở trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên của cơ quan, tổ chức.
- Khi được giao quyền cấp trưởng, phải ghi chữ viết tắt “Q.” ở trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Khi ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức, phải ghi chữ viết tắt “KT.” ở trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành, thực hiện ký như cách cấp phó ký thay cấp trưởng.
- Khi ký thừa lệnh, phải ghi chữ viết tắt “TL.” ở trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Khi ký thừa ủy quyền, phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” ở trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Về cách đóng dấu
- Đối với cơ quan, tổ chức: Đóng dấu bên trái chữ ký và trùm lên 1/3 phần chữ ký.
- Đối với đóng dấu treo: Đóng dấu lên trang đầu và trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
- Đối với đóng dấu giáp lai: Đóng dấu giáp lai ở vị trí khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản rồi trùm lên một phần các tờ giấy. Mỗi dấu giáp lai có thể đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Kết luận
Trên đây là những thông tin chi tiết về ký nháy, một hình thức cam kết đơn giản được sử dụng trong các hoạt động nội bộ của công ty. Hãy lưu lại bài viết để sử dụng chữ ký nháy đúng cách.
Dịch vụ chữ ký số rẻ nhất chỉ từ 770.000đ/ năm
Bài liên quan
- (Từ A-Z) Chữ ký số là gì? 5 Điều cần biết về E-sign
- Top 5 nhà cung cấp phần mềm chữ ký số hàng đầu (Update liên tục)
- Phân biệt chứng thư số với chữ ký số
- Chữ ký số token là gì? So sánh chữ ký số token, chữ ký số và chứng thư số
- Chữ ký số cá nhân: Quy định & Cách đăng ký sử dụng
- Hóa đơn điện tử là gì? Mọi điều bạn cần biết về HĐĐT
- Hóa đơn điện tử có sai sót là gì? Xử lý theo mẫu 04/SS-HĐĐT mới nhất
- Cách lập và xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
